差し込み印刷は、1通のレターと1つのスプレッドシートから、リストの全員への個別のレターを作ります。無料で、プライバシーも守られます。リストとレターはこのブラウザにとどまり、何もアップロードされません。
差し込み印刷の仕組み
スプレッドシートの各行が、1通のレターになります。レターの中の{{First name}}のように二重の波かっこで囲んだフィールドには、その列の値が入ります。フィールド名は大文字小文字とスペースを無視するので、{{first name}}、{{First Name}}、{{first_name}}はすべてFirst name列に一致します。その名前の列がない場合、フィールドは赤で表示されます。
縦棒のあとに、{{Title|Friend}}のように代替値を追加でき、セルが空のときに使われます。{{Today}}で日付が入り、**二重のアスタリスク**で囲むと太字になります。
レターを差し込む方法、ステップごとに
- 先に動作を確認したい場合は、「例を試す」を押すか、自分のもので始めます。
- 「あなたのリスト」で、「スプレッドシートを開く」で、Excel、OpenDocument、CSVのファイルを追加するか、スプレッドシートから貼り付けます。最初の行に、列名が必要です。
- 「あなたの手紙」に、テキストを書きます。列名をクリックすると、カーソルの位置に挿入されます。
- 「プレビュー」を確認して、数行を順に見て、各手紙がうまく読めることを確認します。
- 1つのPDF、PDFのzip、または1つのWordファイルと、ページサイズを選んで、ボタンを押して保存します。
1つのPDFか、複数か
1つのPDFでは、すべてのレターが1ページずつになり、一度に印刷できます。行ごとのPDFを含むzipは、各人に個別のファイルを送るのに向いています。ファイル名にも、Letter - {{First name}} {{Last name}}のようにフィールドを使え、同じ名前には番号が付きます。ページはA4またはLetterサイズです。
宛名ラベル
ラベルに切り替えると、同じリストから宛名ラベルのシートを印刷できます。Avery L7160や5160などのラベルシートを選び、実寸で印刷するPDFとして、または印刷前に調整できるWordファイルとして保存します。すでに使ったシートを使い切るには後ろのラベルから開始し、**{{Name}}**のように行を二重のアスタリスクで囲むと太字になります。
スプレッドシートの準備
- Excel、OpenDocument、CSVのファイルを直接開き、ブックに複数のシートがある場合はシートを選びます。スプレッドシートから直接貼り付けることもできます。
- レター、修了証、ラベルなど
- 1回の差し込みで、最大2000行まで使えます。それ以上のリストは、2つに分けてください。
- 余分なスペースや変な大文字がないか名前を確認しましょう。レターには、セルの内容がそのまま印刷されます。
先頭に列名の行を1行置き、その後は1人につき1行にしてください。
支払いのリマインダー、採用通知、保護者向けのレター、イベントの招待状、クラブのお知らせ、お礼状に使えます。学生や教師は許可証や報告書に、フリーランサーはクライアントへの近況報告に、小規模事業者は顧客向けのレターに使えます。装飾的な枠付きの賞状には、同じようにスプレッドシートから名前を取り込む修了証メーカーをご利用ください。Your Snowkitに名前と住所を保存していれば、すべてのレターの先頭に入れられます。
プライバシー
差し込みはブラウザ内で行われます。リスト、レター、完成したPDFは、サーバーに送信されないので、顧客や学生の情報は端末にとどまります。
よくある質問
Excelファイルから差し込めますか？
はい。「スプレッドシートを開く」で、.xlsx、.xls、.odsファイルを開き、複数あるときはシートを選びます。日付と数値は、Excelでの見た目のまま取り込まれます。
フィールドが赤いのはなぜですか？
その名前の列がありません。リストの最初の行と綴りを確認するか、列名をクリックして正確に挿入してください。
一人ひとりに別々のファイルを送れますか？
はい。行ごとにPDFが入ったzipを選び、{{姓}}のようなフィールドでファイルに名前を付けます。
手紙をWordファイルとして保存できますか？
はい。「1つのWordファイル、行ごとに1ページ」を選ぶと、各手紙が別々のページに入った1つの.docxが作られ、そのまま編集できます。
メールを送信しますか？
いいえ。PDFを作成するだけで、送信や印刷はご自由に行ってください。