Le publipostage transforme une lettre et un tableur en lettre personnalisée pour chaque personne de la liste. C'est gratuit et privé : votre liste et votre lettre restent dans ce navigateur, et rien n'est envoyé.
Comment fonctionne le publipostage
Chaque ligne de votre tableur devient une lettre. Partout où la lettre a un champ entre doubles accolades, comme {{Prénom}}, la valeur de cette colonne est insérée. Les noms de champs ignorent les majuscules et les espaces : {{prénom}}, {{Prénom}} et {{prénom}} correspondent donc tous à une colonne Prénom. Un champ s'affiche en rouge quand aucune colonne n'a ce nom.
Vous pouvez ajouter une valeur de repli après une barre, comme {{Titre|Ami}}, utilisée quand une cellule est vide. {{Today}} insère la date, et les **doubles astérisques** mettent le texte en gras.
Comment faire un publipostage, étape par étape
- Appuyez sur Essayer un exemple pour voir d'abord comment ça marche, ou commencez avec vos propres données.
- Dans Votre liste, utilisez Ouvrir un tableur pour ajouter un fichier Excel, OpenDocument ou CSV, ou collez depuis un tableur. La première ligne doit contenir les noms des colonnes.
- Dans Votre lettre, écrivez le texte. Cliquez sur un nom de colonne pour l'insérer à l'endroit du curseur.
- Vérifiez l'Aperçu et parcourez quelques lignes pour vous assurer que chaque lettre se lit bien.
- Choisissez un PDF, un zip de PDF ou un fichier Word, ainsi que le format de page, puis appuyez sur le bouton pour enregistrer.
Un PDF ou plusieurs
Un seul PDF met chaque lettre sur sa propre page, prêt à imprimer d'un coup. Un zip avec un PDF par ligne est préférable pour envoyer à chacun son propre fichier. Nommez aussi les fichiers avec des champs, comme Lettre - {{Prénom}} {{Nom}}, et les noms en double reçoivent un numéro. Les pages sont en A4 ou Letter.
Étiquettes d'adresse
Passez à Étiquettes pour imprimer une planche d'étiquettes d'adresse à partir de la même liste. Choisissez votre planche d'étiquettes, comme Avery L7160 ou 5160, et enregistrez les étiquettes en PDF à imprimer en taille réelle, ou en fichier Word à ajuster avant l'impression. Commencez à une étiquette plus loin pour terminer une planche déjà entamée, et mettez une ligne entre doubles astérisques, comme **{{Nom}}**, pour la mettre en gras.
Préparer votre tableur
- Ouvrez directement le fichier Excel, OpenDocument ou CSV, et choisissez la feuille si le classeur en a plusieurs. Coller directement depuis un tableur fonctionne aussi.
- Gardez une ligne de noms de colonnes au début, et une personne par ligne ensuite.
- Jusqu'à 2000 lignes sont utilisées dans un publipostage. Pour une liste plus grande, divisez-la en deux.
- Vérifiez les noms pour repérer les espaces parasites et les majuscules étranges, car la lettre imprime exactement ce que contient la cellule.
Lettres, certificats, étiquettes et plus
Utilisez-le pour des rappels de paiement, des lettres d'offre, des lettres aux parents, des invitations à des événements, des avis de club ou des mots de remerciement. Étudiants et enseignants peuvent s'en servir pour des autorisations et des bulletins, freelances pour des nouvelles aux clients, et petites entreprises pour des lettres aux clients. Pour des certificats de récompense avec un cadre décoratif, utilisez le créateur de certificats, qui prend les noms d'un tableur de la même façon. Si vous avez enregistré votre nom et votre adresse dans Your Snowkit, ils peuvent figurer en tête de chaque lettre.
Confidentialité
Le publipostage se fait dans votre navigateur. La liste, la lettre et les PDF terminés ne sont jamais envoyés à un serveur : les informations de vos clients et élèves restent donc sur votre appareil.
Questions
Puis-je faire un publipostage depuis un fichier Excel ?
Oui. Utilisez Ouvrir un tableur pour ouvrir un fichier .xlsx, .xls ou .ods, et choisissez la feuille quand il y en a plusieurs. Les dates et les nombres arrivent tels qu'ils apparaissent dans Excel.
Pourquoi un champ est-il rouge ?
Aucune colonne ne porte ce nom. Vérifiez l'orthographe par rapport à la première ligne de votre liste, ou cliquez sur le nom de la colonne pour l'insérer exactement.
Puis-je envoyer à chaque personne son propre fichier ?
Oui. Choisissez le zip avec un PDF par ligne et nommez les fichiers avec un champ comme {{Nom}}.
Puis-je enregistrer les lettres en fichier Word ?
Oui. Choisissez Un fichier Word, une page par ligne, pour obtenir un seul .docx avec chaque lettre sur sa propre page, prêt à être modifié.
Envoie-t-il des e-mails ?
Non. Il crée les PDF, et vous les envoyez ou les imprimez comme vous voulez.